Verkürzung von Aufbewahrungsfristen – Datenschutzerklärung anpassen

Am 18.10.2024 wurde das “Vierte Gesetzes zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“ (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz) verabschiedet.

Das Gesetz wird größtenteils am 01. Januar 2025 in Kraft treten.

Es bringt u.a. eine Verkürzung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen mit sich: Nach bislang geltendem Recht sind Buchungsbelege grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Die Änderung sieht nun vor, die Aufbewahrungsfrist für diese Belege auf acht Jahre zu verkürzen. Im Einzelnen betrifft dies u.a. Änderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB), der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Die Verkürzung ist erstmals auf Unterlagen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Aus Gründen der Transparenzpflicht aus DS-GVO finden sich in der überwiegenden Anzahl von Datenschutzerklärungen und Datenschutzhinweisen konkrete Angaben zur Speicherdauer von personenbezogenen Daten.

Diese müssen bis Jahresanfang angepasst werden, da sich die Aufbewahrungsdauer geändert hat.

Darüber hinaus wurden geänderte Datenverarbeitungsverfahren in Richtung mehr Digitalisierung beschlossen. Es ist nun an vielen Stellen möglich, Rechtsgeschäfte digital per E-Mail oder sogar per SMS oder Messenger-Nachricht abzuschließen, ohne dass eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist.

Das gilt auch für Arbeitsverträge, so dass Arbeitgeber per E-Mail über die wesentlichen Vertragsbedingungen informieren können.

Durch die geänderte Datenverarbeitung ergibt sich aus Datenschutzsicht möglicherweise auch Aktualisierungsbedarf im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.