KI Transkription in Online-Meetings – Datenschutz beachten

Die KI-gestützte Transkription und Protokollerstellung durch Sprachmitschnitt während Online-Meetings erleichtert die Dokumentation, stellt datenschutzrechtlich jedoch je nach Faktoren wie Teilnehmendenkreis, Verwendungszweck oder Gesprächsinhalt eine mehr oder weniger sensible Datenverarbeitung dar.
Die Datenschutzaufsichtsbehörden betonen, dass für den zugrundeliegenden Sprachmitschnitt je nach Konstellation unterschiedliche Grundsätze gelten und jeweils eine Rechtsgrundlage vorhanden sowie der Einsatz transparent gestaltet sein muss.
In Bezug auf den Einsatz von KI für die Transkription oder die anschließende Protokollerstellung kommen Anforderungen an den konkreten KI-Dienst hinzu. Es gelten neben den eigenen technischen und organisatorischen Datensicherheitsvorkehrungen im Falle von Dienstleistungen die Regeln für die Auftragsverarbeitung und mögliche Drittlandübermittlungen.
Vor einer Nutzung von Transkriptionsfunktionen sollten die Vorgaben im Bereich Datenschutz und KI deshalb gründlich geprüft und im Falle eines erlaubten Einsatzszenarios transparent gestaltet werden.